Početak nove godine predstavlja idealno vrijeme za još jednom utvrditi što sve trebamo znati o popunjavanju putnog naloga. Upravo iz razloga što su putni nalozi vrlo često predmet inspekcijskog i poreznog nadzora, nužno je voditi računa o njegovim obveznim elementima i ispravnom popunjavanju.
U nastavku bloga saznajte kada se izdaje putni nalog, koje su najčešće greške prilikom kreiranja i obračuna putnih naloga te kada se ostvaruje pravo na dnevnice za službena putovanja.
Što predstavlja službeno putovanje i putni nalog?
U svakodnevnom poslovanju poduzetnika i obrtnika, službena putovanja predstavljaju vrlo čestu situaciju. Službenim putovanjem u tuzemstvu, u smislu Zakona o porezu na dohodak i Pravilnika o porezu na dohodak, smatra se putovanje do 30 dana neprekidno, radi obavljanja u nalogu za službeno putovanje određenih poslova njegova radnog mjesta, a u svezi s djelatnosti poslodavca.
Službenim putovanjem u inozemstvo smatra se službeno putovanje do 30 dana neprekidno iz Republike Hrvatske u stranu državu i obratno te putovanje iz jedne strane države u drugu i iz jednog mjesta u drugo mjesto na teritoriju strane države.
Troškovi pravne osobe (obveznika poreza na dobit, ali i poreza na dohodak) trebaju biti pismeno dokumentirani. Kada govorimo o samim putnim nalozima, dokument za knjiženje troškova se zove “putni nalog”, te mora biti ovjeren od strane odgovorne osobe (najčešće direktor u tvrtki), a mora sadržavati podatak o relaciji, trajanju putovanja i poslovnoj svrsi na koju djelatnik tvrtke odlazi.
Drugim riječima, osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putovanju predstavlja putni nalog. To je dokument kojim poslodavac (tvrtka/obrt/udruga…) upućuje djelatnika (putnika) na putovanje do 30 dana neprekidno radi obavljanja poslova koji su u skladu s radnim mjestom djelatnika i u skladu s djelatnosti poslodavca. Prije putovanja bi nalog trebao biti kreiran i djelatnik bi ga trebao nositi sa sobom na putovanje.
Da se službeno putovanje realiziralo svjedoči upravo putni nalog, odnosno dokument u kojem su navedeni podaci o službenom putovanju te u kojem su priloženi računi, odnosno druge vjerodostojne isprave, a čime se u konačnici dokazuje nastanak službenog putovanja. Putni nalog poslodavcu služi kao dokaz da je radnika uputio na službeni put te predstavlja temeljni dokument za obračun i knjiženje troškova koji su nastali na službenom putu.
Procedura izdavanja i obvezni elementi putnog naloga
Prilikom odlaska na službeni put poslodavac (ovlaštena osoba poslodavca) uručuje radniku putni nalog s ispunjenim glavnim elementima (mjestom službenog puta, datumom polaska, brojem putnog naloga, svrhom službenog puta i dr.), a nakon povratka sa službenog puta ispunjavaju se i obračunavaju nastali troškovi, a koje nakon pregleda točnosti tih obračuna i vjerodostojnosti dokumentacije, isplatitelj odobrava i isplaćuje.
Poreznim propisima nije propisan oblik nego samo sadržaj obrasca putnog naloga, što poslodavcima daje mogućnost samostalnog kreiranja izgleda obrasca na temelju kojeg će, prema vlastitim potrebama, obračunati troškove službenih putovanja te takav kreirani obrazac iskoristiti kao vjerodostojnu ispravu za knjiženje troškova nastalih na službenom putu.
Slijedom navedenog, neovisno o tome u kojem se obliku izdaje (papirnatom ili elektroničkom), putni nalog kao vjerodostojna isprava sadržava osobito sljedeće podatke:
- nadnevak izdavanja,
- ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje,
- mjesto u koje osoba putuje,
- svrhu putovanja,
- vrijeme trajanja putovanja,
- vrijeme kretanja na put,
- podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom, potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat),
- vrijeme povratka s puta,
- potpis ovlaštene osobe,
- obračun troškova,
- likvidaciju obračuna te
- izvješće s puta.
Obračun dnevnice za službena putovanja
Pravo radnika na dnevnicu i ostale troškove nastale na službenim putovanjima u zemlji i inozemstvu utvrđuje se kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu, ugovorom o radu ili nekim drugim internim aktom poslodavca. Zakon o radu, kao temeljni propis radnog prava sadrži samo odredbe o pravu na plaću, naknadi plaće i otpremnini, ali ne i o drugima materijalnim pravima radnika u radnom odnosu (npr. pravu na dnevnice).
Porezni tretman putnih troškova i dnevnica uređuju porezni propisi, koji poslodavcima definiraju uvjete pod kojima se dnevnice mogu radnicima isplatiti neoporezivo odnosno bez obračunavanja doprinosa, poreza i prireza, ukoliko je isti propisan. Porezni propisi poslodavcima određuju uvjete pod kojima se dnevnice i drugi troškovi nastali na službenom putu mogu zaposlenicima isplatiti neoporezivo, ali nisu izvor materijalnih prava radnika.
Temeljem Pravilnika o porezu na dohodak, dnevnice za službena putovanja u zemlji i inozemstvu jesu naknade za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje i to iz mjesta u kojemu je mjesto rada ili iz mjesta prebivališta/uobičajenog boravišta radnika koji se upućuje na službeno putovanje u drugo mjesto (osim u mjesto u kojemu ima prebivalište ili uobičajeno boravište), a udaljenosti najmanje 30 kilometara.
Izdaci (nadoknade) za službena putovanja, obračunavaju i priznaju na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi podaci navedeni na putom nalogu. Pod vjerodostojnom se ispravom smatraju računi, obračuni, odluke, potvrde o cijeni karte i drugo.
Dnevnice za službeno putovanje u tuzemstvu koje traje više od 12 sati dnevno mogu se radnicima neoporezivo isplatiti u svoti od 200,00 kuna (puna dnevnica), dok se dnevnice za službeno putovanje u tuzemstvu koje traje više od 8 sati, a manje od 12 sati dnevno neoporezivo mogu isplatiti u svoti od 100,00 kuna (pola dnevnice). Ako je na službenom putovanju na teret poslodavca osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice koji se isplaćuje u novcu umanjuje se za 30% odnosno za 60% ako su osigurana dva obroka (ručak i večera). Doručak koji je uračunat u cijenu noćenja smatra se troškom noćenja i ne smatra se osiguranom prehranom.
Na primjer, ako je radnik na službenom putu u zemlji proveo više od 12 sati, a osiguran mu je jedan obrok (ručak ili večera), poslodavac mu može neoporezivo u novcu isplatiti dnevnicu u iznosu do 140,00 kuna, odnosno ako je službeno putovanje trajalo više od 8, a manje od 12 sati tada se radniku može neoporezivo isplatiti dnevnica u iznosu do 70,00 kuna.
Zašto su putni nalozi česti predmet poreznog nadzora? Upravo zato što ostavljaju prostor poslodavcima za isplatom značajnih svota neoporezivih primitaka radnicima. U svakodnevnom poslovanju službena putovanja su vrlo česta i potrebno je voditi računa da se putni nalozi izdaju na odgovarajući način, sadrže sve obvezne elemente, računi čuvaju i izbjegavaju greške prilikom ispunjavanja. Putni nalog služi kao dokaz poslodavcu da je radnika uputio na službeni put te predstavlja osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putu.
Pripremio: Ivan VIDAS, struč. spec. oec.
- Zakon o porezu na dohodak (NN 115/2016, 106/2018, 121/2019, 32/2020, 138/2020)
- Pravilnik o porezu na dohodak (NN 10/2017, 128/2017, 106/2018, 1/2019, 80/2019, 1/2020, 74/2020, 138/2020, 1/2021)
- Zakon o radu (NN 93/14, 127/17, 98/19)
