Kako u vašoj firmi klasificirate dokumente? Dodjeljujete li im klasu i urudžbeni broj? Vodite li druge interne evidencije vezane uz slanje ili zaprimanje dokumentacije?
Naime, ovaj dio uredskog poslovanja nije obveza privatnih kompanija. Evidencije se vode ovisno o propisanim zakonskim zahtjevima kao što je npr. obvezna evidencija o radnom vremenu zaposlenika, no uredsko poslovanje tijela državne uprave je dio poslovanja organa uprave i upravnih organizacija te pravnih osoba s javnim ovlastima.
Uredski poslovi u odnosu na glavne poslove firme spadaju pod pomoćne ili tehničke poslove, no svakako čine podršku glavnim poslovima kako bi se oni pravovremeno izvodili.
Da bismo bolje razumjeli o kojim to točno zadacima govorimo kada spominjemo uredsko poslovanje, donosim glavne u nastavku: primanja i pregleda akata i drugih pošiljki; razvrstavanja i raspoređivanja akata; upisivanja akata (evidencije); dostave akata u rad, administrativno-tehničke obrade akata, otpreme akata; raznošenje akata; stavljanja akata u arhivu (pismohrana) i njihovog čuvanja.
No, svakom dokumentu dodjeljuju se i klasifikacijske oznake i urudžbeni broj. Znate li što svaki od njih znači? No, svakom dokumentu dodijeljuju se i klasifikacijske oznake i urudžebni broj. Znate li što svaki od njih znači?
Što označava klasifikacijska oznaka i kada se određuje?
Klasifikacijska oznaka označava predmet. Klasifikacijska oznaka određuje se prilikom upisa prvog podneska, odnosno, akta kojim se osniva predmet.
Što označava urudžbeni broj?
Urudžbeni broj označava pojedino pismeno u predmetu.
Tako objasnimo klasu i urudžbeni broj primjerom:
Upisnik predmeta/projekta – brojčana oznaka
- Sastoji se od klasifikacijske oznake i urudžbenog broja
- Klasifikacijska oznaka označava pojedini predmet/projekt
- Urudžbeni broj označava pojedini dokument u tom predmetu
Primjeri brojčane oznake:
KLASA: 440-08/13-01-05/0001
URBROJ: 343-0403/07-13/009
Iako se ovakva vrsta klasifikacije dokumenata čini kao nepotrebna birokracija unutar naših privatnih firmi, ona ima svrhu. A svrha je lak i brz pronalazak željene dokumentacije. Godinama rada jedna od glavnih problema postaje gdje se točno nalazi potrebni dokumenti, ukoliko naravno nista razvili svoj interni sustav arhiviranja i označavanja dokumentacije.
Drugo pitanje je kako postupati s e-mailovima u kojima se također nalazi ogroman dio poslovne dokumentacije, a koju uglavnom ne shranjujemo dodatno. I tako dolazimo do zaključka da je postupanje pri odnošenju s uredskim poslovanjem nužan dio aktivnosti svakog poslovnoj subjekta.
Podijelite s nama vama iskustva, kako ste vi interno riješili klasificiranje dokumentacije?
